FAXを捨てられなければせめてSaaS!むしろDXだ!

日本以外の国では博物館に置かれている、古代文明の利器、FAX。もし、職場でまだ使っていたら、減価償却の期限を待たずに、使わせている・使っている人ごと今すぐさっさと処分!『そうはいっても、すぐには止められなくて…』ということもありますか…そうですか、まだこの期に及んで言い訳を…。

だったらせめて、オンラインで送受信できるFAXサービスに切り替えましょうよ!SaaS(ソフトウェアとしてのサービス)なので、自社のニーズに合わせて使えます。相手とのやり取りが紙ベースだったり、年間のFAX送受信枚数が多い現場でも、FAX機のある場所に縛られないサービスは非常にお勧め。履歴やアーカイブの管理もとっても楽。『なぜもっと早くこれを使わなかったんだ!』と思うぐらい便利です。
ただし!最初にいっておきますが、今回紹介するサービスは、あくまでも「つなぎ」。ビジネスで生き残っていくためのゴールは、そこじゃない…
途中のページに、私が実際に使っている2つのサービスの招待コードを置いておくだけ置いておきますが、さっさとDXだっ!

そもそも、FAXのデメリットが多すぎる!

  • 他のビジネス情報との一元管理がし辛い。
  • FAX機が置かれている場所でしか使えない。
  • 既存のドキュメントは、解像度が低いFAXで送受信すると潰れてしまったり、色が分からない。
  • 手書きの情報は判読できないことがある。
  • 大量の情報を送るときに時間と通信費が掛かりすぎる。
  • FAX機の設置場所が邪魔。
  • 紙、トナー、電気代などが発生し、コピー機や複合機など、リース料が無駄に掛かる。
  • 送受信する紙の管理コストが掛かり、紙の処分には、別にシュレッダー作業が必要。
  • 履歴が簡単にはわからない。
  • 相手先が使っていない可能性が高い。

オンラインFAXサービスのここがいい!

  • 紙が不要なので、無駄な紙の管理や処分も要らない。
  • FAX機がある場所に縛られない。Webブラウザーやデスクトップアプリケーションから送受信できる。出先からもスマホで送受信が可能。
  • ファイル送信サービスや、メールに添付ファイルを付けるような感覚で、カンタンに使える。GoogleドライブやDropbox、OneDriveなど、主要なパブリッククラウドから直接ファイルを添付できる。
  • 送受信のコストが圧倒的に安い。コンビニやビジネスセンターを使ってFAXを送受信するコストより遙かに安い。大量の一括送信も楽。
  • デスクトップで管理している既存の送信先リストを、同期やコピー&ペーストでそのまま使える。
  • 組織やチームで書類や送受信のログも管理可能。予約送信や文面の下書きも保存OK。
  • FAX専用電話番号も取得できる。
  • 使いたい機能や送受信量に応じて、年間または月額で契約できる。不要になったら解約。

オンラインFAXサービスのここは要注意

  • ビジネスのフローやワークスタイル全体の見直しとセットが不可欠!
  • すでに紙の状態になっているものを送る場合は、スキャンが必要。どうしてもアウトプットが紙で必要な場合には、プリントアウトの手間が掛かる。
  • 既存のFAX番号をそのまま引き継げるかどうかは、サービス次第。
  • 日本国内のサービスは割高。
  • サービス提供会社のメンテナンス中には、送受信ができない可能性がある。