kotobato 
日本以外の国では博物館に置かれている、古代文明の利器、FAX。もし、職場でまだ使っていたら、減価償却の期限を待たずに、使わせている・使っている人ごと今すぐさっさと処分！『そうはいっても、すぐには止められなくて…』ということもありますか…そうですか、まだこの期に及んで言い訳を…。
だったらせめて、オンラインで送受信できるFAXサービスに切り替えましょうよ！SaaS（ソフトウェアとしてのサービス）なので、自社のニーズに合わせて使えます。相手とのやり取りが紙ベースだったり、年間のFAX送受信枚数が多い現場でも、FAX機のある場所に縛られないサービスは非常にお勧め。履歴やアーカイブの管理もとっても楽。『なぜもっと早くこれを使わなかったんだ！』と思うぐらい便利です。
ただし！最初にいっておきますが、今回紹介するサービスは、あくまでも「つなぎ」。ビジネスで生き残っていくためのゴールは、そこじゃない…
途中のページに、私が実際に使っている2つのサービスのお得な招待コードを置いておきます。
そもそも、FAXのデメリットが多すぎる！
- 他のビジネス情報との一元管理がし辛い。
- FAX機が置かれている場所でしか使えない。
- 既存のドキュメントは、解像度が低いFAXで送受信すると潰れてしまったり、色が分からない。
- 手書きの情報は判読できないことがある。
- 大量の情報を送るときに時間と通信費が掛かりすぎる。
- FAX機の設置場所が邪魔。
- 紙、トナー、電気代などが発生し、コピー機や複合機など、リース料が無駄に掛かる。
- 送受信する紙の管理コストが掛かり、紙の処分には、別にシュレッダー作業が必要。
- 履歴が簡単にはわからない。
- 相手先が使っていない可能性が高い。
オンラインFAXサービスのここがいい！
- 紙が不要なので、無駄な紙の管理や処分も要らない。
- FAX機がある場所に縛られない。Webブラウザーやデスクトップアプリケーションから送受信できる。出先からもスマホで送受信が可能。
- ファイル送信サービスや、メールに添付ファイルを付けるような感覚で、カンタンに使える。GoogleドライブやDropbox、OneDriveなど、主要なパブリッククラウドから直接ファイルを添付できる。
- 送受信のコストが圧倒的に安い。コンビニやビジネスセンターを使ってFAXを送受信するコストより遙かに安い。大量の一括送信も楽。
- デスクトップで管理している既存の送信先リストを、同期やコピー&ペーストでそのまま使える。
- 組織やチームで書類や送受信のログも管理可能。予約送信や文面の下書きも保存OK。
- FAX専用電話番号も取得できる。
- 使いたい機能や送受信量に応じて、年間または月額で契約できる。不要になったら解約。
オンラインFAXサービスのここは要注意
- ビジネスのフローやワークスタイル全体の見直しとセットが不可欠！
- すでに紙の状態になっているものを送る場合は、スキャンが必要。どうしてもアウトプットが紙で必要な場合には、プリントアウトの手間が掛かる。
- 既存のFAX番号をそのまま引き継げるかどうかは、サービス次第。
- 日本国内のサービスは割高。
- サービス提供会社のメンテナンス中には、送受信ができない可能性がある。
オススメのFAXサービス、PamFaxとHelloFAX
私が実際に使っているFAXサービスを2つ紹介します。使っているといっても、ここ数年はアカウントだけ残してほぼ放置状態。『どうしても必要になった時には、いつでもすぐに使える』状態の安心感にコストを払っているようなものです。
国内外のサービスをいくつか使って来ましたが、当初はポケットベルの番号を流用したFAXサービスや、無料である程度使えるサービスもありました。世界規模でFAXのニーズは激減しているためでしょう、淘汰されているようです。
機能とコストのバランスを考えて、今はこの2つだけです。海外サービスとはいえ、日本語環境で使うのにまったく問題ありません。
PamFax
【ここから登録してプラン契約で無料送信枚数をゲット】
オンラインFAXで何といっても圧倒的に安いのが魅力。専用の電話番号も取得可能。受信通知は、FacebookやSkype、Telegramなどでも受け取れる。
HelloFAX
【ここから登録して無料送信を5枚ゲット】
ツイートやFacebookのシェアで無料送信をゲット。チュートリアルもあり。
オンライン電子署名HelloSignと連動して使える、というかHelloSignがむしろ本体。
HelloSignは2019年Dropboxの傘下になったので、いずれDropboxに置いた書類に直接署名（または手書き！）できるはず。
（表示はアルファベットですが、ログインすれば日本語ページへ）
オンラインFAXサービスへの乗り換えは、拍子抜けするほど楽！
- 一般のWebサービスのようにアカウントを登録する。送受信する量や期間でプランを契約する。
- デスクトップアプリケーション、モバイルアプリがあればダウンロードして設定する。
- 表紙に入れる自社の情報やロゴ、担当者の連絡先などを設定する。
- 送信先を登録する（頻繁に送るなら住所録へ登録）。パソコンやスマホの住所録を参照したり、コピー&ペーストも可能。
- ファイル転送サービスやメールの添付を使うように、必要な書類があれば登録して、送信する。送信ログもチェック。
- 受信は、FAXが届いたら通知で知らせてくれるので、受信箱をチェック。内容を確認したり、ダウンロード。
FAX機を完全に捨てて10年弱…
私は、ババ抜きのジョーカーのように、紙は極力受け取らないスタイルにしています。FAXを処分したのも、かなりギリギリまで引っ張った末の判断でした。
私が仕事をし始めた90年代後半は、まだFAXが主流でした。夜中に、海外へ国際FAXして、高い通信料を払ってたりしましたし。個人で使う機械も、固定電話とセットになったFAX機から、FAX機能付きの複合機に乗り替えましたが、複合機の機種変更で2011年頃には、FAXの番号だけ残して機械にサヨナラ。その番号も2013年には解約しました。やめたところで、もう影響はほとんどなかったので、取引先にアナウンスすらしませんでした。掛かっていた運営コストは、そのままFAXサービスの契約や、別のプラグインの購入費用に充てました。
数年前にFAXサービスを使ったのは、確か、Amazon KDP用にW-8BEN（米国の源泉徴収に関する受益者の外国での証明書）の手続きで送信した時。次はあるんでしょうか…
そもそもFAXや紙に固執すること自体が無駄！
オンラインで送受信できるFAXサービスは、年間契約がオトクですし確かに便利な面もありますが、使うとしても、あくまでも「仕事のやり方を変えていく途中の繋ぎ」だと割り切りましょう。『どうしてもFAXでなければならない』『FAXを捨てられない』と思い込むのは、ただの思考停止です。
今や、当たり前にメールやチャット、クラウドサービス、スマートフォンが、いろいろなビジネスシーンで不可欠です。紙や手書きで指示をやり取りするような、くだらない作業をどうやって止めればいいか。例えば、iPad+Apple Pencilを使ったり、PDFの注釈でやり取りする作業を併用しながら、ワークスタイルをシフトさせていくことが不可欠です。
例えば、飲食店のバックヤードや工場で、取引先や納品業者への連絡が、FAXに最適化されてしまっているとか、手書きでメモした内容をそのまま送る方が楽だ、という現場は珍しくありません。手書き・手描きの方が、情報の伝え方としてメリットがある場合もあるので、そこを変える必要はありません。ただ、FAXは、あり得ない！実際、手書きの紙をスマホで撮影し、メールやメッセンジャーで送るだけでも遙かに効率化できます（ただし、受発注記録や在庫管理とは連動しない）。
つまり、これもDX（デジタルトランスフォーメーション）の一つといえば、そうなんです（ただし、欧米のDXではなく、あくまでも日本型の）。単なるIT化ではなく、業務フローそのものを見直す必要があるわけで、今さらFAXをWebサービスに切り替えたぐらいで、仕事の効率が上がるわけじゃありません。むしろ、今頃まだFAX云々を考えるなんて、周回遅れ以上のヤバさに危機感を感じないなら、FAXと一緒にゴミ箱へ。『なぜ、まだFAXを使ってきたのか？』『本当にFAXでなければならないのか？』『果たしてコストはペイしているのか？』をシビアにチェックし、期限を切って早急に改善しましょう。