kotobato 
日本以外の国では博物館に置かれている、古代文明の利器、FAX。もし、職場でまだ使っていたら、減価償却の期限を待たずに、使わせている・使っている人ごと今すぐさっさと処分！『そうはいっても、すぐには止められなくて…』ということもありますか…そうですか、まだこの期に及んで言い訳を…。
だったらせめて、オンラインで送受信できるFAXサービスに切り替えましょうよ！SaaS（ソフトウェアとしてのサービス）なので、自社のニーズに合わせて使えます。相手とのやり取りが紙ベースだったり、年間のFAX送受信枚数が多い現場でも、FAX機のある場所に縛られないサービスは非常にお勧め。履歴やアーカイブの管理もとっても楽。『なぜもっと早くこれを使わなかったんだ！』と思うぐらい便利です。
ただし！最初にいっておきますが、今回紹介するサービスは、あくまでも「つなぎ」。ビジネスで生き残っていくためのゴールは、そこじゃない…
途中のページに、私が実際に使っている2つのサービスのお得な招待コードを置いておきます。
そもそも、FAXのデメリットが多すぎる！
- 他のビジネス情報との一元管理がし辛い。
- FAX機が置かれている場所でしか使えない。
- 既存のドキュメントは、解像度が低いFAXで送受信すると潰れてしまったり、色が分からない。
- 手書きの情報は判読できないことがある。
- 大量の情報を送るときに時間と通信費が掛かりすぎる。
- FAX機の設置場所が邪魔。
- 紙、トナー、電気代などが発生し、コピー機や複合機など、リース料が無駄に掛かる。
- 送受信する紙の管理コストが掛かり、紙の処分には、別にシュレッダー作業が必要。
- 履歴が簡単にはわからない。
- 相手先が使っていない可能性が高い。
オンラインFAXサービスのここがいい！
- 紙が不要なので、無駄な紙の管理や処分も要らない。
- FAX機がある場所に縛られない。Webブラウザーやデスクトップアプリケーションから送受信できる。出先からもスマホで送受信が可能。
- ファイル送信サービスや、メールに添付ファイルを付けるような感覚で、カンタンに使える。GoogleドライブやDropbox、OneDriveなど、主要なパブリッククラウドから直接ファイルを添付できる。
- 送受信のコストが圧倒的に安い。コンビニやビジネスセンターを使ってFAXを送受信するコストより遙かに安い。大量の一括送信も楽。
- デスクトップで管理している既存の送信先リストを、同期やコピー&ペーストでそのまま使える。
- 組織やチームで書類や送受信のログも管理可能。予約送信や文面の下書きも保存OK。
- FAX専用電話番号も取得できる。
- 使いたい機能や送受信量に応じて、年間または月額で契約できる。不要になったら解約。
オンラインFAXサービスのここは要注意
- ビジネスのフローやワークスタイル全体の見直しとセットが不可欠！
- すでに紙の状態になっているものを送る場合は、スキャンが必要。どうしてもアウトプットが紙で必要な場合には、プリントアウトの手間が掛かる。
- 既存のFAX番号をそのまま引き継げるかどうかは、サービス次第。
- 日本国内のサービスは割高。
- サービス提供会社のメンテナンス中には、送受信ができない可能性がある。