被災地支援に学ぶ、情報の効率的な届け方3つのポイント

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coast-guard-helicopter熊本地震発生から2週間経って今なお余震が続く九州。避難生活を強いられる人がまだ2万人もいる一方、力強く温かい支援の手が被災地に差し延べられています。同時に、東日本大震災や阪神・淡路大震災の経験を経てなお、情報や人的資源、物資の流通効率やスピードの難しさも感じずにはいられません。
限られた時間の中で刻々と変わる状況を把握し、物資と人、ルートなどの条件を総合的に判断し、優先順位を決めて行動する。これは、日々の情報のやり取りにも通じるまさに「インフォメーショントリアージ」です。ポイントを3つほどまとめてみました。

  1. 情報は適度なサイズに小分けする
  2. 中味が具体的に分かるラベルを付けておく
  3. サービスやツールを使い分ける

1.情報は適度なサイズに小分けする

【課題】仕分けは受け手の負担になる
水とカセットボンベを一緒にしたり、毛布とブルーシートをまとめたり。あったら便利だろうとあれもこれも一緒にしてしまうと、仕分けは受け手側の負担になってしまいます。これは、送り手が手間や配慮を惜しむからです。

【解決】適度なサイズに小分けする
メールなら、一つのメールの中では複数の話をせず、できるだけ一つのテーマに限定しましょう。仮の段階でも、可能な限りプロジェクトの識別記号を、メールの題名の頭に短く付けるのはお勧めです。私は、提案依頼確認の時に略号を決めておきます。違うプロジェクトであれば、文面の内容が短くても別のメールに分けます。分割されることで数は増えますが、後から検索するのも楽。何より、文字数が抑えられるので、スマートフォンでも読みやすいメリットがあります。
タスク管理(GTD)ならなおさら。1つの項目は1つのタスクにまで細分化されることで、初めて機能します。
例)ABCというプロジェクトの場合
[ABC_Prj] ソーシャルログ解析

2.中味が具体的に分かるラベルを付けておく

【課題】開けないと中味が分からない
何が入っているのか説明書きが無かったり、あっても分かりづらければ、いちいち開けて確認しなければなりません。荷物が積まれる方向によっては、ラベルを見落としてしまうことも。

【解決】中味を示すラベルを付ける
大抵のアプリケーションでは、わざわざメールを開かなくても最初の数行がプレビューされますが、どうしても宛先の所属先や名前で、冒頭の文字数が埋められてしまいます。メールなら題名、タスクならタスク名に、具体的な中身をできるだけ短く表記しましょう。
また、具体的な要件を先に、簡潔に出しておくのも、いわばパッキングリストを荷物の一番上に入れておくようなことなので、受け手のチェックが非常に楽です。
NG:来週の会議について
OK:会議_4月25日(月)14時@801会議室

3.サービスやツールを使い分ける

【課題】無意味なデータはただのゴミ
一方的に送りつけられるものは、無駄にトラフィック渋滞させ、ストレージを占有してしまいます。結局は役に立たないどころか処分に困ることに。これは、現場のニーズや配送手段、タイミングがズレているから。

【解決】サービスやツールを使い分ける
昨今、メッセージやチャット系サービスがビジネスでも多く使われているので、複数の手段を使い分けると柔軟な対応ができます。お勧めは「2-3-4」のチェックポイント。メールが長さがスクロール2回以上の長文で、往復が3回以上、CCに入っている人が4人以上になっている場合、メール以外の手段を併用するのがオススメです。
とにかく、これだけコミュニケーションツールが多様化・多層化しているというのは、メールという非同期・言語・ニュアンス排除の仕組みが元々人のやり取りに合っていないから。前述の2つのポイントにしても主にメールの場合なので、情報を届けるのにどの手段が最も効果的かは、相手や要件、緊急度などで変わります。私の場合、LINEをビジネスで利用することはありませんが、逆にLINEでしか仕事のやり取りをしないスタンスの方もいるようです。
例)
Skype等でオンラインミーティング
→メールで議事録共有か、場合によってはFacebookグループなどへ移行
→プロジェクト管理へ移行してタスク管理:Todoist、Slack、Backlog、ChatWork

などいろいろ併用していますが、大抵の場合、チャットやオンラインミーティングでやり取りしてタスクとして抽出し、サービスに移行しています。

●まとめ

情けは人のためならず。自分が情報の受け手でもあり、送り手でもあることを再認識すれば、自分の仕事の効率をアップさせてストレスを下げることを通じて、回り回って被災地の支援にも繋がっていく気がします。

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