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PDFへ手書き署名を追加する方法としてもう一つ、Adobe製品縛りではない、HelloSignを紹介します。人気の電子サイン用Webサービスです。
『Adobe Acrobatは使っているけれど、Adobe Document Cloud（以下DC）やCreative Cloud（以下CC）を契約するほどの使い方はしていない。でも、Adobe Signみたいな、便利で安全な署名のやり方があるなら使いたい』という人には、このHelloSignがピッタリです。Dropbox傘下のサービスなので、Dropboxユーザーはデフォルトで使えます。
PDF書類に手書き文字を入れるメリット・デメリットや、使い方などの基本的な話は、前回までの記事を参照してください。
HelloSignで、手書き文字の署名を使うと幸せになる人
- Adobe Acrobatは使っているけれど、Adobe DC/CCは契約していない人。
- Adobe Acrobatを使っていないか、使っていてもReaderの人。
- iPad+Apple Pencilを使っていないどころか、実は、まだFAXを使っている人…
HelloSignはこんなサービス
- 電子サイン専用のWebサービス（SaaS）。使いやすさと機能性が両立。
- 基本プランが無料。無料トライアルが30日間。
- Dropbox傘下で、クラウドにも強い。
- Slack、Googleドライブ、Evernote、Salesforceなどとも連携。Zapierなどサードパーティのプラグインも利用可能。
- モバイルアプリで手書きや写真撮影も可能。
- サービスラインナップには、FAXの送受信ができるHelloFAXもあり、連携できる。
- プランごとに$13/月、$24/月、$99/月（何れも年間契約）
HelloSignのココがイイ！
- Adobe DC/CCユーザーでなくても使える。
- Dropboxなど、外部サービスと連動可能。
- 分かりやすいインターフェース。モバイイルアプリも、Adobe Fill & Signアプリと同レベルで簡単。
- 署名にHelloSignの情報が入らない、ホワイトラベリング機能（競合は必ず入る）。
- 毎月3件無料で署名できるので、小規模ビジネスなら十分か。
HelloSignのココは注意
- 一部の機能が日本の環境には最適化されていない。「署名日」は、日本の慣習の「YYYY/MM/DD」や和暦表示に対応していない（名前とは別の「署名」として扱うことで回避可能）。
- 日本語のリソースが限定的。
- 署名の水平垂直比率が維持できない。回転もできない。
HelloSignの使い方
- アカウントを登録してログイン。自分の基本情報を設定する。
- 署名したいファイルを選択する。クラウドサービスから選ぶか、ブラウザーのウインドウに直接ドラッグ&ドロップする。まとめて複数ファイルも選択でき、PDFだけでなく画像やテキストもOK。
- 変換されて登録されると［入力して署名］ボタンが表示されるのでクリックする。
- 左側の「フィールド」から「署名」を書類上の任意の場所にドラッグする。
- 署名を作成する画面が開く。登録方法は「手書き」「入力」「画像をアップ」「携帯端末を使用」の4つ。
手書き：マウスで描くのでオススメできない。
入力：（今回の目的ではない）自分の情報をアルファベットに変換し、テキストに。日本語にもできるがフォントが選べない。
画像をアップ：すでに用意した署名の画像をパソコンから登録。
携帯端末を使用：すでに用意した署名の画像をモバイルから登録（モバイルアプリの方が楽かも）。
- ドキュメント上に配置された署名を調整する（水平垂直比率に注意）。
- 「署名日」を挿入する場合は、「署名日」機能は使わず、新しい「署名」として挿入する（理由は前述）。
- 共有先に送信する。有料プランを利用すれば、署名担当者や署名の順番、テンプレートの作成などが設定可能なので、ビジネスシーンで便利。
便利にするまでが面倒臭いんじゃないか！？問題
さて、今回は3回に分けて電子サインサービスや使い方を紹介しました。『やっぱり、紙の方がシンプルじゃないかw』と思った皆さん！署名した紙をどう管理しますか？クライアントや日付で分けてクリアファイル？検索はどうやって？離れた場所からどうやって閲覧しますか？
テレワークやWeb会議と同じで、従来の仕事のやり方や個々人のワークスタイルの見直しが、いろいろなシーンで必要になっています。一部はもう元には戻れない。サインのためだけに、また満員電車で出社したり、紙資料を宅配便で送っている場合じゃありません。
ただ、手書き署名の電子化がプラスになるかどうかは、組織のマインドや仕事の内容、やり方次第。もし、業務フロー改善に役立ちそうなら、やらない理由を並べるより、できるところから実現できる方法を考えた方がいいかもしれません。だって、『わざわざPDFをプリントアウトして、そこに署名捺印して、スキャンしたPDFを、郵送やメールで送る』ような無駄を少しでも減らせれば、スタートとしては上出来じゃないですか！
他にも、例えばDocuSignも人気で、実際、比較でよく名前が挙がります。個人から大企業までをカバーし、機能やコストも、今回紹介した方法とそれほど大きな開きはないので、組織の規模や業務によっては、比較検討対象になります。
そもそも手書きなら、iPad+Apple Pencilがあればそれが最高！また、署名ではないですが、ある程度の文章なら、自分の手書き文字でカスタムフォントを作れば、キーボード入力もできます。それらについては、またのチャンスに 😉
