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仕事でやり取りする資料や書類を、紙からPDFベースに移行する時の主な注意点をまとめて紹介します。こうすれば着実に【失敗できる！】という、実録ベースの逆説的NG集。非効率な紙ベースを止めたり押印の廃止などを目指そうとする時に、こういったトラップに注意！
私も、『ブレードランナー』のロイ・バティー並みに、いろいろなモノを見聞きしてきました。PDF移行の失敗あるあるを、夜の雨に打たれながらの気分でご覧ください。
パンデミックは、ワークフロー改善の最大のタイミング！だったはず…
コロナ禍でテレワークが拡大して以降、PDF関連の記事がとても読まれるようになりました。パンデミックレベルの激変で、遅まきながらようやく、非効率なプロセスを変えようと本気になった組織が多いんでしょうかね。
ただ、『社印は社外持ち出し禁止という規則だけは、どうしても変えられない』とか、『紙の書類に印鑑を押すためだけの仕事を担う、上司の存在がネックだ』とか、数々のトラップは相当なもの。クラウドの運用に失敗してデータ漏洩をやらかし、FAXと電話に逆戻りするという、本当に情けない自治体もありましたし… :'(
主にどんなことが原因で失敗してきたか、7つにまとめてみたので、自社の状況と照らし合わせながらチェックしてみてください。年度末に間に合えばいいけど…
1. ソフトウェア環境を確認せずにスタートさせる
その人がPDFをどんなツールで生成・閲覧しているかは、千差万別。Acrobatとは限らず、サードパーティー製アプリやChrome用プラグインなど、可能性を挙げればきりがありません。
部署単位でも違うのはよくある話。クリエイティブチームはMacで常に最新版のAcrobat DC、製造や営業部門はWindows版の古いAcrobat Standardなど、珍しくありません。さらにここに、PDFというフォーマット自体の、バージョンによる差異が加わるわけです。
こうして、ソフトウェアの話をしているはずが、担当者にはなぜかWordのテンプレートについての質問まで押しつけられ、PDFベースへの移行計画は失敗するのです。
www.kotobato.jp2. ハードウェア環境を揃えずにスタートさせる
もちろん、ハードウェア面の環境整備も重要です。会社から支給されたセキュアなデバイスなら、情報システム部門が管理しているので安心（かも）。一方、必要な認証プロファイルだけインストールしていれば、使ってOKというややグレーなルールの組織もあるはず。ただ、家族と共用しているデバイスなどは、かなり危険なケース。じゃあ、個人所有のスマートフォンやタブレットならいいかというと、デバイス管理はパソコンよりも面倒だし。
こうして、会社支給の古いラップトップより、受験生が使うタブレットの方がスムーズにPDFが扱える（人的ノウハウ込み）ことを知って愕然としているうちに、PDFベースへの移行計画は失敗するのです。
3. 教育やフォロー体制を考慮しない
テレワークの推進によって、サポート部門への社内からの問い合わせも増えました。従来は、近くのメンバーにちょっと聞いたりができていたことすら、そうもいかなくなってしまったわけです。
PDFの情報は、Adobe公式のヘルプやFAQが充実していますし、ブログやビデオも豊富です。もちろん、日本語。サポート体制がない組織でも、チームで必要な機能にポイントに絞ってリンク集にまとめたり、使い方やミスしやすい点をドキュメント化したり、動画マニュアルを作っておけば、自分の貴重な時間を割く必要は減らせるでしょう。
でも、最初のそれを誰が作るのか？どうアップデートしていくのか？しかも、学ばない人たちは、学ばない。頼られる方からすれば、そんなことにまでいちいちリソースを削いでいたら、自分の仕事が進まないうちに、PDFベースへの移行計画は失敗するのです。
4. 最低限必要なノウハウやナレッジが共有されない
丁寧な人材教育なんて、今や大手企業でも厳しいわけです。自己学習や問題解決能力がある人材には、参照先が共有さえされていれば、それなりに学習が進みます。現場で役立つ情報がメンバー間で共有されやすい環境があれば、サポートの手間も減り、チームのコミュニケーションのフックにもなります。上手くいけば、一体感にもつながったり。
ただ、ハーアドな成果主義が導入さている組織だと、これは全く進みません。人を助けている場合じゃないからです。こうして、セクト主義や、酷いところになると足の引っ張り合いなどもあり、PDFベースへの移行計画は失敗するのです。